El Documento Nacional de Identidad (DNI) es personal e intransferible. Contiene datos fundamentales de una persona para realizar cualquier trámite, por lo que fotocopiarlo o fotografiarlo sin justificación puede suponer un riesgo de estafa y pérdida de privacidad para el titular. Es lo que dice la Agencia Estatal Española de Protección de Datos (AEPD), que advierte de multas que pueden alcanzar hasta los 100.000 euros para quienes lleven a cabo estas acciones.
¿Por qué se considera ilegal fotocopiar el DNI sin justificación?
Es habitual que en hoteles, instituciones públicas e incluso en entidades bancarias, se solicite con frecuencia una copia del DNI para identificar al cliente. Sin embargo, de acuerdo con la AEPD, basta con mostrar el documento para cumplir con la finalidad. El problema viene cuando se realiza una fotocopia o fotografía del DNI y se almacena información sensible que podría facilitar la suplantación de identidad.
Desde la AEPD se habla de esta prohibición en el principio de minimización de datos que se recoge en el artículo 5 del Reglamento General de Protección de Datos. Este principio establece que sólo deben recabarse aquellos dato estrictamente necesarios para el fin propuesto y el DNI contiene muchos más datos de los que se requieren para una verificación de identidad básica.
Las consecuencias de ir contra la normativa
Además de la posible sanción económica, no se debe dejar pasar el riesgo que conlleva entregar copias de DNI de manera indiscriminada. El uso indebido de estos datos puede derivar en estafa, fraude o robo de identidad. De hecho, la AEPD ha impuesto sanciones relevantes a empresas por pedir fotocopias del DNI sin cumplir la normativa.
Los tipos de sanción pueden ser los siguientes:
- Solicitud excesiva de datos sin justificación: entre 600 y 30.000 euros, según el caso.
- Almacenamiento y uso indebido de datos personales: hasta 100.000 euros o más en casos graves.
Este tipo de infracciones pueden conllevar un impacto negativo en los derechos y libertades de las personas. Por lo tanto, la advertencia que da la AEPD es clara: si no existe una razón de peso para fotocopiar el DNI, se recomienda abstenerse de hacerlo.
¿Cuál es el procedimiento recomendado por la AEPD?
No todo el mundo sabe que no siempre es obligatorio entregar una copia del DNI para trámites cotidianos. Conviene tener presente tres pautas:
- Mostrar el DNI y no entregarlo: basta con enseñar el documento en la mayoría de los procesos de identificación.
- Exigir una explicación del fin de fotocopiarlo y en qué base legal se ampara.
- Comprobar el destino de los datos si la entrega es inevitable.
- Consultar con la AEPD en caso de duda.
De esta manera, cada vez que se nos solicite el DNI, una copia del mismo, será posible determinar si existe justificación para hacerlo o no. Habrá que tener especial atención a los plazos, pues a pesar de que se destruye con posterioridad, la información personal puede que ya se haya expuesto.
Cómo actuar si los datos han sido tratados indebidamente
En primer lugar, lo ideal es hablar directamente con la empresa o institución que haya solicitado la copia. Si persisten las dudas sobre la legitimidad del procedimiento o se observa cualquier tipo de irregularidad, la AEPD ofrece un canal de reclamación para estos casos. El organismo evaluará la situación y determinará si existe infracción de la normativa.
En conclusión, la sanción puede variar en función de la gravedad del incumplimiento, pero la idea principal es clara: fotocopiar el DNI no puede hacerse de forma generalizada. Las empresas y entidades deben justificar por qué necesitan conservar o digitalizar el documento y, si hay otras fórmulas menos intrusivas (un simple vistazo o anotar el nombre y el número), deben utilizarse para cumplir la ley.