En caso de que seas autónomo o tengas un pequeño negocio, debes prepararte para una serie de cambios en la forma en la que gestionas tus facturas, ya a partir de enero esto documentos van a pasar de ser algo que simplemente guardabas en tu ordenador o entregabas a un cliente cuando correspondiera. Y es que ahora va a ser obligatorio que emitas una factura automática que se enviará directamente a Hacienda en el mismo momento que esta sea generada, lo cual hará que el seguimiento digital de estos documentos facilite el control y la transparencia de las mismas, sobre todo cuando hablamos de quienes se encuentran trabajando por cuenta propia.
Este nuevo sistema nace para acabar con las irregularidades fiscales y evitar las dobles contabilidades, ya que todas las facturas quedarán registradas en tiempo real, sin margen para modificaciones posteriores o “olvidos” que puedan afectar al control tributario, lo que implica que, si hasta ahora te manejabas con tu hoja de Excel o programas básicos para emitir estos documentos, es buen momento para ir adaptándote porque estos cambios afectarán a prácticamente todos los negocios.
Las implicaciones del cambio y cómo afectará a la manera en la que emites tus facturas
Seguro que ya has leído o escuchado el término “Verifactu”, el cual es el sistema que se va a implementar para poder ofrecer una mayor trazabilidad, transparencia y control a las facturas que se generen desde el mismo momento en el que estas se emitan, tal y como hemos explicado al principio de este artículo. El objetivo principal de esta implementación es que ya no se puedan usar softwares de doble uso, es decir, que permitan borrar o modificar facturas según le convenga al emisor, garantizando de esta forma que toda la información económica sea visible para Hacienda en tiempo real.
Antes de nada, hay que entender que este sistema no es lo mismo que la propia obligación de emitir facturas electrónicas que se recoge en la Ley Crea y Crece y, aunque ambos conceptos son similares, lo cierto es que son complementarios, centrándose Verifactu en el control del contenido y en el proceso de envío automático a Hacienda, más que en el propio formato electrónico de las facturas.
Con la entrada en vigor de este sistema, cuando generes tus facturas, estas llevarán una marca o referencia que certificará que han sido enviadas a la Agencia Tributaria, garantizando así que la información es fiable, no manipulable y que está supervisada por la Administración, lo que no implica de por sí que Hacienda vea tu negocio al detalle minuto a minuto, pero sí que tendrá acceso directo a los datos esenciales de tus facturas, algo que también te facilitará el hacer tus declaraciones de impuestos de una forma mucho más sencilla.
Cómo te afectará y qué debes preparar antes de enero
Aunque queda aún un tiempo para adaptarse, conviene ir tomando nota porque esta obligación no afecta solo a las facturas, sino a la operativa diaria del negocio, es decir, si utilizas un software sencillo para emitir tus facturas, deberás asegurarte de que esté homologado y preparado para trabajar bajo el sistema Verifactu, ya que los desarrolladores de programas de gestión tendrán que adaptarlos para cumplir con la normativa.
La parte positiva es que, una vez integrado, este sistema hará que tus facturas se conviertan en una herramienta mucho más cómoda, ya que podrás tener tus impuestos casi autocompletados, evitando sustos, revisiones o errores frecuentes en la presentación del IVA o del IRPF; por lo que en cierto modo, aunque el cambio pueda generar algo de resistencia al principio, es probable que muchos autónomos respiren más tranquilos sabiendo que sus facturas ya no dependen tanto de su propia revisión manual.
También conviene tener en cuenta que este sistema afectará tanto a quienes trabajan de forma habitual con facturas como a quienes solo emiten algunas puntuales al año, por lo que es recomendable que en los próximos meses, revises tu forma actual de gestionar las facturas y te asesores con tu gestoría o asesor fiscal para que no te pille el toro a última hora.