Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, seguramente llevas meses escuchando hablar de Verifactu pero no de una forma muy clara, por lo que es bastante normal que no seas el único o la única que está un poco perdido con todo este tema. Pero vayamos a lo importante, que es lo que de verdad interesa a todos estos colectivos, y es cómo evitar que la llegada de Verifactu en enero pueda terminar en una multa; y la clave de todo ello está en adaptar tu programa de facturación a tiempo y entender qué te exige exactamente esta nueva normativa, porque no hacerlo puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio, algo que no muchas pymes podrían asumir.
Vamos, que a fin de cuentas, si nos queremos asegurar de que Verifactu no suponga un problema mucho mayor en el futuro, lo primero que se debe entender es qué es exactamente este sistema, cómo puede afectar a nuestro negocio en el día a día y qué pasos previos debemos llevar a cabo antes de que entre en vigor. Es por ello que en este artículo vamos a explicar de forma clara qué significa este cambio y cómo prepararte para que enero no te pille con el pie cambiado.
Antes de nada… ¿qué es realmente Verifactu?
Para que puedas respirar un poco más tranquilo, debes saber que Verifactu no tiene nada que ver con la factura en sí, sino con el software que se utilizará a partir de ahora para emitirla, es decir, habla del sistema con el que generas, registras y guardas tus facturas, garantizando que no puedan ser modificadas sin dejar un rastro. En realidad, Verifactu forma parte de la Ley Antifraude y su objetivo es el de evitar facturas manipuladas, ingreso sin declarar y fraude fiscal, asegurando que todo queda registrado de forma trazable.
Este es el punto que más confusión ha ido generando, ya que suele mezclarse con la Factura Electrónica, cuando en realidad son dos cosas que pertenecen a leyes muy diferentes. Y es que mientras que la e-Factura, la cual deriva de la Ley Crea y Crece, es la que regula el documento y exige que cumpla con ciertas características (como que esté estructurado y sea digital); Verifactu regula por su parte el propio software, es decir, el cómo se guarda, se protege y se comunican los datos de facturación a Hacienda.
Lo que debes saber para evitar sanciones con Verifactu
Y ahora vamos al punto que más preocupa, que es cómo evitar problemas con la Agencia Tributaria que puedan acarrearnos una multa. En cuanto Verifactu sea obligatorio, tu sistema de facturación tendrá que cumplir unas condiciones muy específicas, entre las que podemos encontrar el garantizar que ningún dato pueda eliminarse o modificarse sin dejar un registro y, además, que las facturas incluyan un código QR que permitirá verificar su autenticidad.
Aquí aparece el primer gran error que están cometiendo muchas pymes, y es el de pensar que “ya lo harán cuando toque” o que podrán seguir usando su Excel o programa de toda la vida, y lo cierto es que no. La cuenta atrás ya está en marcha y, si tu software no está adaptado a Verifactu cuando llegue enero, Hacienda podrá sancionarte solo por tener un sistema que no cumple los requisitos, aunque no lo utilices.
Otra confusión habitual es el calendario, ya que de momento la Factura Electrónica aún no tiene fecha definitiva de implantación, pero Verifactu sí, por lo que debes priorizar esta parte. Es decir, que adaptar tu software a Verifactu es lo urgente; lo de la factura electrónica ya llegará con el tiempo.