La facturación electrónica ha evolucionado de forma importante en los últimos años y ahora se ha dado otro paso de gigante con la llegada de Verifactu. Ambas son herramientas digitales para la gestión de facturas por parte de empresas y autónomos con la Agencia Tributaria, pero tienen características y objetivos totalmente diferentes. Respecto a la meta, con la primera se busca la digitalización de las facturas, mientras que con la segunda se pretende un control fiscal y trazabilidad.
Verifactu, obligación para empresas y autónomos
Hablamos de un sistema de facturación electrónica que tienen que obliga a las empresas y a los autónomos a emitir y registrar sus facturas con un formato y una estructura específica. Además, se añaden a la factura determinados elementos informáticos de seguridad (hashes encadenados y firma electrónica), que aseguran que dicho registro no podrá ser modificado, después de producido, sin que quede el correspondiente registro de la modificación.
Los registros de facturación que sean producidos por sistemas informáticos deben cumplir con los siguientes requisitos legales:
- Integridad.
- Conservación.
- Accesibilidad.
- Legibilidad.
- Trazabilidad.
- Inalterabilidad.
Una extensión de la facturación tradicional
Verifactu llega como extensión de lo que tradicionalmente ha sido la factura electrónica, pero se centra en la transparencia y en la prevención del fraude fiscal. A diferencia de la facturación electrónica de toda la vida, Verifactu no sólo almacena y registra facturas, también las valida de forma automática con la Administración Tributaria, lo que garantiza un mayor control sobre el proceso de facturación.
Las principales características de la facturación electrónica y Verifactu
La facturación electrónica tradicional conlleva la creación, emisión, envío y almacenamiento de facturas en formato digital, permitiendo una gestión más eficiente y segura de las transacciones comerciales. Con Verifactu se va un paso por delante con la introducción de nuevos requisitos y funcionalidades para un mayor control fiscal.
Las diferencias entre ambas son las siguientes:
- En la facturación electrónica se busca la digitalización de las facturas, mientras que en Verifactu un control fiscal y trazabilidad.
- Envío a la Administración Pública. Con la facturación electrónica es opcional o a plazos, con Verifactu se debe permitir el envío en tiempo real de forma obligatoria.
- Requisitos técnicos. Con la facturación electrónica se hace en formato electrónico y con firma electrónica; con Verifactu, se añade un envío automatizado a la AEAT. En las facturas se debe plasmar: Factura verificable en la sede electrónica de AEAT o Verifactu.
- Una factura electrónica puede ser modificada si el software de emisión lo permite, mientras que en Verifactu no se permite la manipulación o anulación de una factura cuando ha sido emitida.
- Con la factura electrónica se agilizan los procesos, reducción de costes y un menor impacto ambiental. En cuanto a Verifactu, mayor seguridad, cumplimiento normativo, control del fraude fiscal y mayores facilidades para cumplir con las obligaciones fiscales.
Comprender estas diferencias es importante por las siguientes razones:
- Cumplimiento normativo. Con Verifactu hay nuevos requisitos legales que las empresas deben cumplir para evitar sanciones.
- Verifactu ofrece mayores garantías de seguridad al garantizar la autenticad de las facturas y facilitar la detección de fraudes.
- Optimización de procesos. La automatización del envío de informes a la Agencia Tributaria agiliza los procesos internos y reduce errores.
- Facilita el cumplimiento de obligaciones tributarias. La Agencia Estatal de la Administración Tributaria pondrá a disposición de los usuarios Sistemas de emisión de facturas verificables y facilitará las herramientas necesarias que permitan completar en la sede electrónica la llevanza de los libros de facturas expedidas.