Desde el arranque de 2025 es obligatorio en todas las empresas españolas, con independencia de su tamaño, la adopción de tecnologías que permitan registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador. Esta medida no sólo facilita la supervisión remota, también fortalecerá la seguridad jurídica tanto para los empleadores como para los empleados. La Inspección de Trabajo endurece de esta manera su control sobre las horas laborales con la implementación de estos sistemas digitales para registrar la jornada de los trabajadores. Con ello busca garantizar el cumplimiento de los derechos laborales, evitar abusos y fomentar la transparencia en las relaciones laborales.
Adiós a fichar en papel
El fichaje tradicional en papel ha quedado en un recuerdo del pasado. Con la puesta en marcha de esta iniciativa los registros deben ser digitalizados y accesibles para la Inspección de Trabajo, los empleados y también para los sindicatos. Con esta transformación se permite la detección de irregularidades en tiempo real, lo que incrementará la eficiencia en la supervisión laboral.
Es importante saber que el incumplimiento de esta normativa conlleva importantes sanciones, más severas que las anteriores. Las multas no se aplican por empresas, sino por empleado que se ve afectado. De este modo, las infracciones graves oscilan entre los 1.000 y los 10.000 euros, dependiendo de su gravedad. Con estas medidas, se pretende disuadir prácticas ilegales y salvaguardar los derechos de los trabajadores.
Requisitos para el registro del horario digital
Con las nuevas obligaciones y las que existían desde 2019, el registro de horario de los trabajadores deberá cumplir:
- Registro de horario digital. Es necesario realizar un control del horario que permitan digitalizar todos los datos y garantizar además la seguridad de los mismos. No están permitidos aquellos que recojan datos biométricos.
- Datos completos. El registro debe hacerse de manera diaria, recogiendo los datos de la empresa y el trabajador. Además, la fecha de cada jornada y el inicio y fin de cada turno de trabajo.
- Correcto archivado. Más allá de registrar el control de horario, habrá que almacenarlo de manera correcta y pudiendo localizar todos los registros de forma rápida, con todos los datos claros y detallados.
- Disponibilidad de cuatro años. Los datos del registro horario deben estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento, durante al menos cuatro años.
- Accesible a la Inspección. El software de control horario permitirá a la Inspección de Trabajo consultar los datos sobre el registro horario de manera telemática en cualquier momento y lugar. No bastará con poder demostrarlo de forma presencial.
Junto con la Reforma Laboral de 37,5 horas
La digitalización del control horario se implementa en conjunto con otras reformas laborales, como por ejemplo la reducción de la jornada de trabajo a 37,5 horas semanales. Este cambio, promovido por el Ministerio de Trabajo liderado por Yolanda Díaz, responde a la creciente necesidad de equilibrar la vida laboral y personal en un entorno cada vez más exigente.
El objetivo de la reforma es asegurar que los derechos laborales sean efectivamente respetados, sobre todo en aquellos sectores en los que las horas extraordinarias no son registradas o compensadas de manera adecuada.
Esta transformación también brinda la oportunidad de mejorar la calidad de vida de los trabajadores, fomentando un equilibrio saludable entre el trabajo y el tiempo de ocio.
Los beneficios y retos para las empresas
La transición hacia un modelo digital por completo presenta nuevos desafíos para las empresas, sobre todo para las pequeñas y medianas (PYMES), que deberán ajustar sus recursos tecnológicos. Pero el Gobierno tiene pensado programas de apoyo económico y técnico para facilitar este proceso.
Aunque puedan conllevar gastos en un principio, las empresas se benefician del cambio al disminuir los conflictos laborales relacionados con las horas trabajadas y optimizar su eficiencia operativa.