70.000 euros. Esa es la sanción que ha tenido que pagar una empresa en España por incluir a una trabajadora en un grupo de WhatsApp sin contar con su consentimiento. El caso, que ha sido analizado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), demuestra que el uso indebido de WhatsApp en el ámbito laboral puede salir muy caro, sobre todo cuando se trata de un número de teléfono personal.
La empleada, que nunca recibió un móvil corporativo, denunció que se vio obligada a utilizar su dispositivo privado para fines de trabajo y, cuando comunicó a sus superiores que durante sus vacaciones dejaría de usar WhatsApp con fines laborales, alguien decidió añadirla de nuevo a un grupo de empresa sin previo aviso. La AEPD entendió que esta práctica vulneraba el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y el derecho a la desconexión digital, motivos por los cuales se le impuesto dicho multa que ahora deberá pagar a esta empleada. Pero veamos un poco más en detalle qué puede y qué no puede hacer la empresa cuando se trata del contacto con sus trabajadores.
WhatsApp en el trabajo: ¿qué está permitido y qué no?
Este caso ha reabierto un debate que es cada vez más frecuente, sobre todo desde que vivimos en una sociedad en la que nuestro móviles son ya casi otra extremidad de nuestro cuerpo y que nos lleguen mensajes al instante nuestro día a día. Y es que ante la pregunta de si la empresa en la que trabajamos puede obligar a un empleado a usar su número personal para temas laborales a través de WhatsApp, hay dudas, pero la respuesta es un rotundo no. Esto no es algo nuevo, ya que el Tribunal Supremo dejó claro allá por 2015 (es decir, hace 10 años) que una compañía no te puede exigir ni tu teléfono privado ni tu correo personal para comunicarse contigo.
Debido a esto, cualquier inclusión en un grupo de WhatsApp laboral sin que haya una autorización expresa ya se considera como tratamiento indebido de datos, por mucho que sea una herramienta que nos permite agilizar mucho la comunicación y enviar información en tiempo real. Aunque es algo cada vez más usado en oficinas y tiendas debido a que resulta muy práctico, si no se gestionan correctamente los permisos, se pueden producir vulneraciones graves, las cuales pueden llegar a traducirse en multas como estas por parte de la AEPD.
Qué es el derecho a la desconexión y por qué WhatsApp lo ha complicado tanto
Otro de los puntos clave de la sanción es que la trabajadora fue incluida en el grupo de WhatsApp durante sus vacaciones, es decir, no solo se trató de un problema de protección de datos, sino también de respeto al derecho de desconexión digital, un derecho que implica que ningún empleado está obligado a responder llamadas, correos o mensajes de WhatsApp fuera de su horario laboral o durante sus días de descanso.
La resolución pone de manifiesto un problema extendido, y es el de que la vida laboral y la personal se entremezcla peligrosamente cuando se utiliza WhatsApp como herramienta principal de comunicación, ya que muchas veces, el hecho de recibir mensajes fuera de horario genera estrés, ansiedad o una carga de trabajo invisible que, a la larga, afecta al bienestar del empleado.
Este caso es todo un aviso a las empresas que usen WhatsApp para comunicarse con sus empleados
La sanción de 70.000 euros, finalmente reducida a 42.000 por pago anticipado y reconocimiento de los hechos, sirve como aviso para las empresas que utilizan WhatsApp en su día a día. No basta con considerar que la herramienta es cómoda, sino que deben aplicarse los principios de protección de datos y, sobre todo, respetarse los límites de los trabajadores.
La AEPD recuerda que cualquier empresa que quiera usar WhatsApp con fines laborales debe proporcionar dispositivos corporativos, establecer políticas claras y, sobre todo, recabar el consentimiento explícito de los empleados, ya que, de lo contrario, todo puede acabar con sanciones millonarias y, lo que es peor, en un deterioro de la confianza en la relación laboral.